Получение и использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) для участия в тендерах

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — обязательный инструмент для участия в государственных и коммерческих закупках. С её помощью участники подписывают заявки, контракты и другие документы в электронном виде. Без ЭЦП компания не сможет зарегистрироваться в ЕИС и пройти аккредитацию на электронных торговых площадках (ЭТП). Процесс получения и правильного использования ЭЦП требует внимания к деталям и знания законодательства, поэтому всё больше компаний обращаются в профессиональные консалтинговые компании, оказывающие консалтинговые услуги в сфере торгов, включая юридический и правовой консалтинг.

Что такое ЭЦП и зачем она нужна

ЭЦП — это электронный аналог собственноручной подписи, имеющий такую же юридическую силу. С её помощью подтверждается подлинность документов и личность подписанта. В сфере закупок ЭЦП используется для:

• регистрации компании в Единой информационной системе (ЕИС);
• прохождения аккредитации на электронных площадках;
• подачи заявок на участие в тендерах;
• подписания контрактов и протоколов;
• взаимодействия с заказчиками и контролирующими органами.

Для участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ используется только усиленная квалифицированная ЭЦП, выданная аккредитованным удостоверяющим центром.

Как получить ЭЦП

Процесс оформления ЭЦП включает несколько этапов, в каждом из которых консалтинговая компания может оказать поддержку:

• 1. Выбор удостоверяющего центра. Только аккредитованные центры имеют право выдавать квалифицированные ЭЦП, признанные на ЭТП.
• 2. Подготовка документов. Для юридического лица необходимы: устав, выписка из ЕГРЮЛ, ИНН, ОГРН, паспорт и СНИЛС руководителя, а также доверенность, если подпись оформляется на другое лицо.
• 3. Проверка данных. Юристы проводят юридический консалтинг, чтобы убедиться, что все документы корректны и соответствуют требованиям удостоверяющего центра.
• 4. Выпуск и установка ЭЦП. После проверки центр формирует ключ электронной подписи и устанавливает его на носитель (токен).

Типичные ошибки при оформлении ЭЦП

Самостоятельное оформление подписи часто сопровождается ошибками:

• оформление ЭЦП в неаккредитованном удостоверяющем центре;
• использование подписи, выданной на сотрудника без соответствующих полномочий;
• истечение срока действия ЭЦП во время участия в тендере;
• несовместимость подписи с программным обеспечением ЭТП;
• отсутствие доверенности на право подписания документов;
• ошибки при установке и настройке программного обеспечения.

Чтобы избежать этих проблем, стоит поручить оформление и проверку ЭЦП специалистам по правовому консалтингу, которые контролируют все технические и юридические нюансы.

Использование ЭЦП в процессе торгов

После получения подписи важно правильно использовать её при взаимодействии с системами закупок:

• при регистрации в ЕИС и аккредитации на площадках;
• при подаче заявок и подписании протоколов;
• при подписании контракта в электронной форме;
• при обмене документами с заказчиком и операторами площадок;
• при подаче жалоб в ФАС или в суд (электронная форма документов).

Весь процесс должен быть безопасным — подпись нельзя передавать третьим лицам, а носитель с ключом следует хранить в защищённом месте.

Роль консалтинговых компаний

Консалтинговая компания обеспечивает полное сопровождение процедуры получения и использования ЭЦП. Её специалисты:

• помогают выбрать аккредитованный удостоверяющий центр;
• проверяют комплект документов и полномочия руководителей;
• оформляют доверенности для сотрудников компании;
• проводят настройку программного обеспечения для работы на ЭТП;
• проверяют корректность подписания заявок и контрактов.

Благодаря юридическому и правовому консалтингу компания получает законную и надёжную ЭЦП, пригодную для участия на всех ведущих торговых площадках России.

Практический пример

Компания-поставщик самостоятельно оформила ЭЦП, но не учла, что удостоверяющий центр не был аккредитован для работы с 44-ФЗ. В результате система не приняла заявку на участие в торгах. После обращения в консалтинговую компанию специалисты оформили новую подпись, внесли данные в ЕИС и помогли пройти аккредитацию. Компания успешно участвовала в торгах уже через два дня.

Вывод

ЭЦП — это ключевой инструмент участия в закупках. Ошибки при её получении или использовании могут привести к срыву тендера и финансовым потерям. Обращение в профессиональную консалтинговую компанию, предоставляющую консалтинговые услуги в рамках юридического и правового консалтинга, гарантирует корректное оформление ЭЦП, её надёжность и законность использования на всех этапах торгов.