Контрактная служба или контрактный управляющий: кого выбрать заказчику

Каждая организация, работающая по 44-ФЗ, обязана обеспечить выполнение закупочных процедур через контрактную систему. При этом у заказчика есть два варианта: создать контрактную службу или назначить контрактного управляющего. Консалтинговая компания «ПРАВОСЕТЬ» разъясняет, как выбрать оптимальный формат, в чем различие между этими моделями и какие ошибки чаще всего допускают заказчики.

1. Правовое основание выбора

Статья 38 Федерального закона № 44-ФЗ устанавливает, что заказчик обязан организовать закупочную деятельность одним из двух способов:

• через контрактную службу — структурное подразделение или группу специалистов, обеспечивающих весь цикл закупок;
• путем назначения контрактного управляющего — одного должностного лица, выполняющего функции закупщика.

Выбор зависит от объема закупок, штатной численности и организационно-правовой формы заказчика. Для крупных учреждений с десятками закупок в месяц создание службы — обязательная мера, тогда как небольшие муниципальные или образовательные организации вправе ограничиться одним ответственным лицом.

2. Контрактный управляющий: преимущества и ограничения

Назначение контрактного управляющего оформляется приказом руководителя. Это наиболее простой и оперативный способ организовать закупки, особенно если количество процедур невелико.

Преимущества:

• минимальные кадровые затраты;
• гибкость в управлении закупками;
• быстрое принятие решений;
• возможность совмещения с другими функциями (экономист, бухгалтер, юрист).

Недостатки:

• высокая персональная ответственность — все нарушения ложатся на одного специалиста;
• ограниченные ресурсы при большом объеме закупок;
• риск остановки закупочной деятельности при увольнении или болезни управляющего.

Поэтому консалтинговые услуги часто включают подготовку шаблонов приказов, актов замещения и временного распределения функций между сотрудниками, чтобы снизить зависимость от одного человека.

3. Контрактная служба: функции и структура

Контрактная служба создается, если среднегодовой объем закупок превышает порог, установленный постановлением Правительства РФ № 631. Обычно это организации федерального или регионального уровня, а также крупные учреждения образования, здравоохранения, культуры.

Основные функции службы:

• планирование закупок и подготовка план-графиков;
• проведение конкурентных процедур — аукционов, конкурсов, запросов котировок;
• ведение контрактов и контроль исполнения обязательств;
• ведение отчетности в ЕИС;
• взаимодействие с ФАС и другими контролирующими органами;
• организация внутреннего контроля и аудита закупок.

В состав службы входят не менее двух сотрудников, имеющих квалификацию в сфере закупок. Руководитель службы назначается приказом и несет персональную ответственность за организацию всей работы.

4. Сравнительный анализ моделей

• Организационная сложность: контрактный управляющий — минимальная, служба — требует отдельного подразделения.
• Затраты: управляющий дешевле, но при росте объема закупок его трудозатраты становятся неэффективными.
• Контроль и устойчивость: служба обеспечивает резерв кадров и снижение рисков при увольнении сотрудников.
• Квалификация: и служба, и управляющий обязаны пройти обучение по постановлению № 1062.
• Ответственность: при контрактной службе ответственность распределяется, при управляющем — персональная.

Правовой консалтинг помогает заказчику рассчитать оптимальную структуру исходя из объема закупок, штатной численности и финансовых возможностей.

5. Типичные ошибки при выборе модели

На практике заказчики часто ошибаются в оценке своих ресурсов. Опыт юридического консалтинга показывает, что проблемы возникают в следующих случаях:

• создана служба «на бумаге», но без выделенных сотрудников;
• в службу включают работников без обучения и удостоверений;
• назначен один управляющий при огромном объеме закупок, что приводит к срывам сроков;
• не издан приказ о распределении полномочий между членами службы;
• отсутствует внутренний регламент взаимодействия с другими подразделениями.

Все эти нарушения фиксируются контрольными органами и могут повлечь штраф по ст. 7.29 КоАП РФ или предписание ФАС о устранении нарушений.

6. Практические рекомендации

• При объеме закупок свыше 100 млн рублей в год формируйте контрактную службу.
• Разработайте внутреннее Положение о контрактной службе и утвердите его приказом.
• Назначьте ответственного за контроль сроков закупок и ведение отчетности в ЕИС.
• Регулярно проводите повышение квалификации членов службы.
• Используйте внешние консалтинговые услуги для аудита процедур и оптимизации документооборота.

При ограниченных ресурсах можно сочетать оба подхода: сохранить контрактного управляющего и передать часть функций на аутсорсинг профессиональной консалтинговой компании. Такой вариант позволяет не прерывать деятельность даже при временных кадровых изменениях.

7. Вывод

Выбор между контрактной службой и контрактным управляющим зависит от масштаба деятельности и финансовых возможностей заказчика. Главное — обеспечить непрерывность и законность закупочного процесса. Консалтинговая компания «ПРАВОСЕТЬ» оказывает комплексные консалтинговые услуги, включая юридический консалтинг и правовой консалтинг по вопросам создания, реорганизации и аудита контрактных служб. Своевременное обращение к экспертам позволит выстроить эффективную систему закупок, минимизировать риски и избежать штрафов.